OFFICE MANAGER H/F

Client

Basée à Paris notre Entreprise à taille humaine développe des projets à haute valeur ajoutée pour des marché de niches en les accompagnant jusqu’à leur réalisation en France et dans le monde. Connus pour notre degré d’exigence et l’excellence de nos réalisations, l’ensemble de nos collaborateurs partagent la même ambition de qualité et de satisfaction de nos clients. 

Pour accompagner et poursuivre notre développement nous recherchons notre :

OFFICE MANAGER H/F
Basé(e) Paris

Poste

Directement rattaché(e) au Président, vous aurez un rôle clé au sein de l’activité de l’entreprise. Votre poste est articulé autour d’une étroite collaboration avec les équipes de production, le dirigeant et le pôle de direction. Vous faites le pont entre la production d’une part et la gestion administrative et financière de l’autre. Dans ce cadre vos missions sont :

-       Organiser les plannings de production des projets au fil de l’eau en fonction des besoins humains des Directeurs de Projets et des niveaux de compétences requis, 
-       Organisation de la charge de production projetée par séquence de planning trimestriel en fonction des avancées des projets et des offres à venir,
-       Gestion du planning quotidien du Président, organisation de ses voyages et préparation des éléments nécessaires en fonction de ses besoins, réunions clientèles ou internes, etc…, 
-       Organisation des voyages de l’équipe, accueil des visiteurs, accueil téléphonique et services généraux (coursiers, fournitures…)
-       Gestion des notes de frais, suivi des congés,
-       Alimentation et traitement de la data base de notre ERP (identification des projets, traçabilité des affectations des équipes et des temps passés, …),  
-       En concertation avec le pôle direction, assistance à l’administration des ventes (envoi et relance des facturations, suivi des encaissements).

Profil

De formation BTS Assistante de Direction, vous justifiez impérativement d’une expérience significative de 8 à 10 ans minimum dans l’assistanat d’une Direction Générale ou Opérationnelle acquise au sein d’une société d’ingénierie, une agence d’architecture, de communication, voire une ESN fonctionnant en mode projets. 

Disponible, vous avez appris à évoluer dans des environnements nécessitant une grande adaptabilité, une aptitude à gérer et à hiérarchiser les priorités. Vous avez une capacité à comprendre le sens et les objectifs de chacune de vos actions dans l’architecture de l’Entreprise et à les anticiper autant que possible. Vous possédez un réel esprit de synthèse accompagné de véritables qualités rédactionnelles ainsi qu’une capacité à prendre l’information, la traiter et la communiquer.

Vos autres atouts pour réussir : discrétion, rigueur, réactivité, sens du service, respect de la confidentialité, résistance au stress et pragmatisme.

Vous êtes bilingue anglais à l’oral et à l’écrit, vous possédez une grande dextérité dans la pratique des logiciels, vous êtes familier(ère) avec le fonctionnement des ERP, une connaissance approfondie d’Excel est impérative.