L’espace de travail collaboratif, un atout clé pour votre entreprise


Young employees sitting in the office at the table and using a laptop, a team work brainstorming meeting concept

Prônant la collaboration plutôt que le cloisonnement, l’espace de travail collaboratif se propose comme une solution alternative à l’aménagement classique de l’espace de travail.

Toute la particularité de cette méthode repose sur l’équilibre entre productivité et détente, partage et intimité, cohésion et individualité. Découvrons le plus en détail dans cet article !

L’espace de travail collaboratif, un atout clé pour votre entreprise

Les échanges entre les salariés sont des interactions précieuses pour l’entreprise puisqu’ils favorisent le partage de connaissance, la réflexion, la créativité et la productivité. Aménager un espace travail propice au partage d’idées se révèle donc être une stratégie intelligente pour la performance de votre entreprise. Aussi, l’espace de travail collaboratif peut être une méthode d’aménagement de l’espace judicieuse puisqu’elle favorise précisément la collaboration. Mais en quoi consiste exactement cet agencement dit « collaboratif » de l’espace de travail ? C’est ce que se propose d’élucider cet article !

Qu’est-ce qu’un espace de travail collaboratif ?

Comme son nom l’indique, l’espace de travail collaboratif cherche à encourager la collaboration au sein de l’entreprise. Dans un premier temps, il est alors important de bien comprendre le concept même de « collaboration » . Elle ne se résume pas simplement en l’interaction entre deux personnes, mais correspond en vérité à l’échange entre divers individus qui vise à la poursuite d’un objectif partagé. Dans le secteur professionnel, la collaboration correspond à la réflexion commune entre plusieurs collaborateurs qui s’orientent vers un objectif professionnel commun. Ainsi, l’objectif des espaces collaboratifs est de rapprocher les membres d’une équipe, quand bien même chacun occupe un rôle et un statut différent, les encourager à interagir ensemble et à s’associer dans la poursuite d’un but commun.

Une étude publiée par l’Université de Stanford en 2014 montre notamment que les individus éprouvent plus de joie à travailler en lien avec d’autres individus, leur motivation est plus forte quand ils ne sont pas isolés et ils expriment plus d’intérêt et de plaisir à réaliser les tâches requises. Le sentiment d’appartenance à un groupe encourage aussi les individus à se dépasser : l’étude affirme que les membres d’un espace collaboratif s’attachent à réaliser leurs missions en prenant 64% plus de temps que leurs collègues solitaires et leur taux de réussite est souvent supérieur. Une étude similaire, publiée par l’I4CP, démontre aussi que les entreprises qui promeuvent un espace de travail collaboratif sont généralement jusqu’à cinq fois plus performantes que les autres.

L’aménagement collaboratif se distingue ainsi de l’aménagement classique de l’espace professionnel que l’on retrouve fréquemment dans les entreprises. Ce dernier se présente généralement sous la forme d’un environnement cloisonné composé de bureaux individuels et fermés ; il a malheureusement la fâcheuse tendance à isoler les salariés les uns des autres et, puisqu’il propose peu d’espaces communs, ne favorise pas particulièrement l’échange. Pour autant, cet agencement présente aussi de nombreuses vertus et il ne s’agit pas ici de le réfuter dans son entièreté mais seulement d’en relever les défauts.

Si l’espace de travail collaboratif conteste donc l’aménagement trop cloisonné des bureaux classiques, il ne faut pas pour autant le confondre avec l’open-space. En effet, bien que ces deux systèmes d’agencement se rejoignent en de nombreux points, notamment dans leur accent mis sur la collaboration, le premier préconise toutefois plus de possibilités d’isolement et d’intimité que le second. Effectivement, bien que l’open-space permette de créer un espace de travail collectif qui favorise le dialogue et l’échange d’idées entre les collaborateurs, il souffre néanmoins d’inconvénients particulièrement nocifs pour le bien-être de l’employé. En effet, selon une étude menée par deux professeurs de Harvard, l’open-space peut générer du stress chez le salarié, empiéter sur son intimité et, surtout, diminuer la concentration.

Partant d’un tel constat, on peut alors se poser la question suivante : comment trouver le bon équilibre entre open-space et espace de bureau traditionnel ? C’est précisément ce que la l’aménagement collaboratif de l’espace collaboratif tente d’élucider. De fait, un espace de travail collaboratif revendique une bonne balance entre le « je » et le « nous », autrement dit entre le besoin d’intimité et le besoin de partage propre à chacun.

Les trois concepts fondateurs d’un bon espace collaboratif :

Pour résumer l’espace de travail collaboratif, on peut en retenir trois principes fondamentaux :

1. Une diversité des espaces de travail
Il est particulièrement judicieux d’offrir plusieurs types d’espaces à vos salariés tels que des salles de réunion à taille variée auxquelles ils peuvent accéder à la fois de manière spontanée ou organisée, des espaces de détente, des espaces de réunion informels dispersés dans l’entreprise, des pièces de repos, des espaces déjeuner, ou bien encore des des « phone box » ou des salles de brainstorming. Offrir l’accès aux salariés à divers lieux permet de s’adapter à la personnalité de chacun et respecter leur individualité. Cela est particulièrement bénéfique car le but de la collaboration n’est justement pas l’assimilation et la pensée unique mais le partage d’idées et le mérite de la collaboration réside précisément dans l’échange de plusieurs avis divers.

2. Un espace qui respecte l’intimité de chacun
Protéger le salarié des distractions ou interruptions éventuelles et leur offrir l’opportunité d’être seul est aussi très apprécié par les salariés. Idéalement, cela requiert des agencements adaptés tels que des endroits calmes à disposition, comme des pièces silencieuses que les salariés auront par exemple la possibilité de réserver. Il est aussi judicieux de penser l’espace de sorte à ce qu’il respecte les frontières physiques de chacun. En effet, forcer la proximité peut s’avérer contre-productif pour l’entreprise et ses salariés. Le design idéal d’un espace de travail collaboratif offre donc un espace suffisant à chaque collaborateur pour s’épanouir en toute indépendance tout en restant en contact avec ses collègues.

3. Des outils de travail qui favorisent l’échange et la mobilité
Pour favoriser la mobilité à travers l’espace de travail et encourager l’esprit de collaboration, fournir aux salariés des outils de travail légers et facilement transportables qui s’adaptent à leur mobilité peut s’avérer utile. De plus, il est conseillé de s’équiper d’outils digitaux connectés qui favorisent la coopération entre collaborateurs. Il existe aujourd’hui de nombreuses interfaces professionnelles coopératives qui permettent de garder les collaborateurs engagés. Fournir vos collaborateurs de logiciels performants leur permettra un gain de temps considérable car cela facilitera l’échange de données et de data, de tâches et de calendriers d’équipe.

La collaboration au bureau : un atout clé pour le confort des salariés

L’aménagement des espaces collaboratifs est très populaire auprès des salariés. Ceux-ci reprochent en effet souvent le manque de convivialité des aménagements  trop cloisonnés. Néanmoins ils reprochent aussi aux open-space de nuire à leur productivité et d’empiéter sur leur intimité. L’espace de travail collaboratif se propose alors comme l’équilibre idéal entre ces deux pôles. Plus globalement, la demande des salariés d’un espace de travail flexible est aujourd’hui grandissante. Créer un environnement flexible c’est offrir la possibilité au salarié de choisir son environnement de travail selon son envie du moment, son humeur, et ses tâches éventuelles.

L’humain est indéniablement impacté par son environnement, penser l’espace c’est donc aussi penser l’individu, son rapport au monde et aux autres.  C’est pour cela que l’aménagement de l’espace professionnel est une démarche pratique qui mérite de faire l’objet d’une réflexion attentive de la part des ressources humaines. De nos jours, de nouveaux modes d’agencement de l’espace de travail viennent insuffler un vent nouveau sur le mode d’agencement classique et il est important d’être à l’écoute des besoins et envies actuels des salariés. Aussi, l’aménagement dit « collaboratif » peut être une solution qui plaira à la fois aux salariés et aux entreprises !

Source : www.journaldunet.com
Crédits photo : fr.freepik.com
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